RFPの書き方【サンプル・テンプレ付】で分かりやすく解説！

Webサイトのリニューアルや新規立ち上げを行う際、プロジェクトを成功に導くためには、初期フェーズでの計画が重要です。その中でも、RFP（提案依頼書）は、依頼候補先の制作会社から提案を受けるにあたり、自社の要求を伝えるために不可欠な資料になります。

このコラムでは、 はじめてRFPを作成する方や、どのような内容を書けば良いか調べている方に向けて、
RFPの基本や、作成に役立つポイント、具体的な書き方まで丁寧にご説明します。
「RFPサンプル」と記入例、テンプレートをセットにした無料のお役立ち資料も提供しておりますので、ぜひご活用ください！

RFPとは？

RFPとは、Request for Proposalの略称で、Webサイト構築やシステム導入・開発の際、
依頼候補先のパートナーに提出する「要求事項」を取りまとめた「提案依頼書」のことです。

分かり易く表現すると、提案する側に提出する「ルールブック」や「プロジェクトの羅針盤」としての役割をもつドキュメントになり、この資料を基に各制作会社や開発会社が見積もりや提案を行い、発注側が依頼先の選定を行う流れになります。

昨今の顧客ニーズやタッチポイントの多様化を受けて、デジタル施策の選択肢が増えていることや、
Webサイトが持つ役割やシステムを取り巻く環境も複雑化を増す一方となり、
デジタルを活用する全てのプロジェクトにおいて、指針となるRFPの策定は非常に重要な工程といえます。

＼RFPはプロジェクト成功の要／

RFP活用のポイント

発注する側は、要件漏れの無い正しい情報を記載した資料を作成し、
発注される側は、内容を踏まえた上で優先順位を明確化し目標達成に向けた「最適な提案」を行う。

RFPを作成する目的と重要性

前項では、RFPの基本概念を解説しましたが、本章ではRFPの目的や重要性をご説明します。

結論からお伝えすると、
RFP作成の最大の目的は、各制作会社の提案を比較できるように、各社に統一感のある提案をさせることです。

RFPがない場合、またRFPの作り込みが不十分な場合、制作会社と依頼会社は下記のような状況に陥ります。

制作会社：提案の範囲/コスト感/納期が不明瞭なため、どのような提案を求められているか分からない・・・

発注側企業：各社の提案内容の範囲や粒度がバラバラで、提案の比較ができない・・・

結果として、各社への追加確認が必要となり、
十分なRFPを作成していれば不要であった余計なコミュニケーションが発生してしまいます。
（コンペの仕切り直しになるケースも散見されます。）

また、上記のようなアクシデントをなくすためにも、RFPを作成する際には、次のような注意を払う必要があります。

• 最適な提案を受けるため、比較・選定基準を定め、意識統一する
• 目的を達成するめに予算内で実現可能な施策に優先順位付けを行う
• 施策（手段）をスコープ（作業範囲）として明確に整理し、提案範囲を確定する

制作会社や開発会社に正確な情報を示さなければ、
納期遅延や要件漏れによる追加費用の発生などのアクシデントの他、単なるデザイン改修に留まり当初の目的を達成できないなど、様々なトラブルに繋がる可能性があります。

RFPの策定には、これらを未然に防ぎプロジェクトを成功に導く役目があります。

また、RFPは依頼候補となるパートナーに向けた資料ではありますが、
社内の総意として目的や要求が一元化されたドキュメントであるため、意識統一や関係部署へのプロジェクト概要説明時などにも活用できます。

RFP作成のポイント

ここまでの内容で、RFPの目的や重要性について解説してきました。
RFPはプロジェクトの成功に欠かせないドキュメントですが、
「しっかり準備したつもりだったが、コンペで望む提案が得られなかった」
「スケジュールや予算が大幅にずれ、プロジェクトが進まなくなってしまった」
など、当社にご相談をいただくケースも少なくありません。

実際、適切なRFPを作成することは容易ではなく、多くの企業が難しさを感じています。
そこで、RFP作成において特に重要なポイントを厳選し、以下でご紹介します。

押さえておきべきポイント

1. 内容・費用・予定・基準の４つの基本項目を明文化する
2. 現状把握やターゲット整理、課題抽出など必要な調査を精査、実行する
3. 「何を実現するのか」という目的を明確化し、優先順位をつける
4. 関係部署全ての「目標」「要望」を取りまとめて整理し、要求を一元化する
5. 組織全体の計画やビジョンにリンクしている「目的」や「目標」を設定
6. 目標指数は曖昧な表現を避け、具体的・定量的に記入する

この中でも、大切になるのが「1」の4つの基本項目の明文化です。

Quality＝品質（要件）Cost＝費用　Delivery＝納期　Criteria＝基準

こられを盛り込むことで、予算・納期内で、基準に準拠した高品質なアウトプットが期待できます。
さらには、経営層・営業・マーケティング・情シスなど社内関係部署と連携を取りながら、記載する内容に抜けや漏れが無いよう精査することも重要です。

RFPの書き方と内容

RFPの書き方

RFPを作成する際は、Webサイトやシステムの現状と要求事項を簡潔に整理し、分かりやすくまとめることが重要です。社内用語を使用する場合は、できるだけ説明を補足し、依頼先候補の制作会社やベンダーと共通認識を持てるようにします。
記載する情報は抜けや漏れがないように注意し、曖昧な表現を避け正確に伝えることを意識しましょう。

使用ツール

基本的にWordかPowerPointで作成されることが多いですが、ページ数やボリューム、添付資料・図版など鑑みて使用するツールを決めると良いでしょう。

添付資料

課題や要件が多い場合や、リサーチや集計データなどの細かな資料は、別紙で提供するケースもあります。

表紙・目次・はじめに

表紙には、プロジェクト名や日付、社名等を入れ
次ページに目次、本題に入る前のページでは「はじめに」などのタイトルで
提案先ベンダーに向けて、プロジェクトの説明や挨拶文を入れることも多いです。

RFPの項目と内容の具体例

①プロジェクト全体像

プロジェクト名や概要などの基本的な情報に加え、プロジェクトの背景や目的、目指す方向性を明確に示します。また、具体的な目標やターゲット、競合情報、市場の状況などを記載し、プロジェクトの全体像として共有します。

内容例

• プロジェクト名: プロジェクトの目的が伝わる正式名称
• プロジェクトの概要・コンセプト: プロジェクト始動に至る背景や基本方針の説明
• 現状の課題: 現状サイトやシステムにおける課題や改善したい点
• 目的・方向性: 目的・期待する成果や実現に向けた方針
• 具体的な目標: KPIや達成すべき指標（定まっている場合）
• ユーザー・ターゲット: 主要ユーザー層や想定ターゲットユーザー
• 競合、市場状況: 競合他社や市場動向

②作業範囲・発注内容

プロジェクトにおける作業範囲や発注内容を明確にします。
方針やプロジェクトスコープを示し、納品成果物や求める業務範囲について詳細を記載します。

内容例

• 方針: 構築・開発作業における基本方針
• プロジェクトスコープ: プロジェクトの依頼範囲(責任範囲）
• 納品成果物: 希望する納品物や、データ納品の方法

③要求事項

プロジェクトを進める上での前提条件や依頼範囲の詳細に加えて、
スケジュールや予算、見積書の提出要件を明確にし、機能要件・非機能要件などの要求事項を具体的に定めます。

内容例

• 前提条件: 指定事項や、プロジェクト実施における前提要求
• 依頼範囲詳細: 制作・開発における業務範囲の詳細
• スケジュール: 納期や各フェーズのマイルストーン
• 予算: 想定する費用の範囲と内訳
• 見積書: 提出フォーマット
• スペック: 機能要件・非機能要件
• プロジェクト体制: 体制における要件
• 運用・保守: 必要なサポート範囲

機能要件：Webサイトやシステムに求められる具体的な機能要件
非機能要件：セキュリティ・パフォーマンス・拡張性など、機能以外の要件

④コンペ・提案について

提案を依頼する際の条件や要件をまとめます。
提案書の提出先・提出期限、提出方法やフォーマットを明確にし、コンペの実施スケジュールや流れを説明します。

内容例

• 提案条件: どのような提案を求めるかを定義
• 提案書の提出先・提出期限: 日時や時間などの期限、提出先の詳細
• 提出方法・フォーマット: 提出資料の形式
• コンペ日時等詳細: コンペの予定時期や開催場所、開催方式
• 実施の流れ: 提案までのプロセス
• プレゼンテーション: プレゼンに関する要件、指定事項

⑤選定について

提案の選定基準や評価方法を明確にし、選定にあたりどのようなポイントを重視するのかや、選定の流れを具体的に記載します。

内容例

• 選定基準: 具体的な評価ポイント
• 選定スケジュール: 選考プロセスの詳細
• 結果詳細: 選定後の進め方

⑥コンペについての対応窓口

コンペに関する質問や問い合わせに対応する部署や担当者を明示します。

• 対応窓口（部署名、担当者、連絡先）: 連絡可能な担当者情報を記載
• 質問、問い合わせ方法: 受付可能な手段
• 締切日：質問の締切日

注意点

上記はRFPの中から抽出した項目の一部です。
実際は更に細かな項目に分けて、各項目内容を詳細に記載する必要があります。

更に具体的な内容と、記入例を記載した
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※同業他社および個人の方、フリーメールへは送付いたしませんので、予めご了承ください。

RFP作成は外部委託も可能

＼企業サイトや大規模プロジェクトでは、外部委託が安心です／

規模が大きいサイトのプロジェクトでは、方針や戦略策定がにリソースが必要なことや、ドメイン、コンテンツが複雑であったり、社内関係部署が複数存在し各所との認識合わせにも時間がかかるなど、様々な難所があります。

更に、セキュリティやシステム・機能要件など、専門的な知識が必要なため、
大規模サイトや、企業サイトの構築・リニューアル時は、現状サイトの調査・分析、戦略策定の準備フェーズから、RFP作成を外部に依頼するケースが多く見受けられます。

マイクロウェーブクリエイティブでは、大手企業・大規模サイトの構築実績だけではなく、
RFP作成代行やプロジェクト支援実績も豊富にあり、セミナー形式のサポートも可能です。
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